Chăm sóc khách hàng qua điện thoại là giải pháp sống còn của doanh nghiệp tuy nhiên nó lại làm phát sinh một chi phí phí lớn và có khả năng ảnh hưởng đến lượng tương tác giữa công ty và khách hàng. Bắt đầu từ thực trạng này, tổng đài di động đã ra đời, nhằm xử lý những vướng mắc và hạn chế của tổng đài thường thường.
Việc sử dụng tổng đài điện thoại đang ngày càng phổ biến và đem lại hiệu quả cao trong hoạt động tiếp thị, hỗ trợ khách hàng. Những doanh nghiệp đang làm quen với dịch vụ này đừng nên bỏ qua những thông tin bổ ích sau đây.
Tổng đài di động là gì?
Là tổng đài của công ty, sử dụng số di động để liên lạc và trao đổi qua lại thay vì đầu số cố định thông thường. Đáp ứng được những nhu cầu của tổ chức khi cài đặt tổng đài, mang lại những ích lợi tương tự như tổng đài thường thường, không chỉ là hình thức kết nối tối ưu quả mà còn tiết kiệm và tiện lợi hơn.
Đối tượng nào sẽ dùng tổng đài di động ?
- Những doanh nghiệp muốn sử dụng số điện thoại di động làm Hotline để kinh doanh và hỗ trợ khách hàng.
- Những công ty hiện đang sử dụng số thiết bị di động phục vụ cho mục tiêu bán hàng chung của tổ chức.
- Những công ty hiện đang có số điện thoại di động là số để quảng bá của doanh nghiệp.
- Những công ty không còn mong muốn sử dụng các dạng đầu số Hotline khác như: Số cố định, 1800 hay 1900.
- Những công ty đang ước muốn tiết kiệm chi phí để triển khai tổng đài nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao.
Có nên sử dụng tổng đài số di động làm Hotline?
Với những ưu điểm mà tổng đài di động cung cấp, có thể đơn giản nhận ra, dịch vụ này đang dần được ứng dụng rộng rãi hơn so sánh với tổng đài cố định. Hiện nay, đặc thù công việc của nhân viên tổng đài thường xuyên thay đổi và trở nên linh động.
Việc sử dụng số điện thoại di động làm Hotline giúp họ có thể thực hiện công việc mọi lúc, mọi nơi mà không nhất thiết phải trực tại văn phòng. Việc này đã nâng cao đáng kể khả năng tương tác với khách hàng, đối tác.
Bên cạnh đó, việc đăng ký và dùng số di động làm Hotline cũng khá đơn giản. Công ty chỉ cần đăng ký một số điện thoại chung và sau đấy tăng cường thêm sim để làm số điện thoại lẻ. Số di động sẽ hoạt động không khác biệt nhiều so sánh với tổng đài cố định mà đạt kết quả tốt và năng lực tiết kiệm khoản chi lại cao hơn.
So sánh tổng đài di động và tổng đài ảo CloudFone
Tổng đài di động và tổng đài ảo CloudFone đều giúp công ty giảm bớt các phương tiện kết nối, tiết kiệm khoản chi, tăng tính linh hoạt khi sử dụng. Cung cấp hiệu quả tác động qua lại cao. Lợi thế cạnh tranh căn bản nhất giữa hai loại dịch vụ này là phương tiện kết nối và sử dụng.
Tổng đài số di động và CloudFone đều là những dịch vụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tối đa
CloudFone được kết nối trên nền tảng internet, được sử dụng trực tiếp bằng máy tính và điều chỉnh bởi Website.
Tổng đài số di động phụ thuộc vào số điện thoại di động và các thiết bị tương thích để kết nối với người nghe.
Một ưu thế lớn của CloudFone so sánh với dùng số di động chính là việc tiết kiệm nguồn nhân lực và khoản chi đầu tư cho các thiết bị di động. Đây là điểm rất đáng cân nhắc khi doanh nghiệp quyết định đầu tư vào phương tiện liên lạc và tác động qua lại của mình.
Các bước triển khai tổng đài di động
Bước 1 : Chọn đầu số
Chọn đầu số di động mới hoặc giữ lại đầu số cũ triển khai trên công nghệ sip trunking
Chỉ những đầu số đứng tên doanh nghiệp mới có thể dùng dịch vụ này.
Chi phí thuê bao đầu số từ 50.000 – 60.000đ/ tháng tùy theo từng nhà mạng.
Bước 2 : Chọn gói tổng đài thích hợp.
Tùy vào nhu cầu, số lượng user cần dùng để chọn được gói thuê tổng đài ảo
Xem bảng giá tổng đài ảo.
Bước 3 : Chọn Thiết Bị Đầu Cuối.
Chọn thiết bị đầu cuối phù hợp ( thiết bị cho người dùng để nghe gọi )
Xem cách chọn thiết bị đầu cuối phù hợp với người dùng.
Điểm mạnh và điểm yếu
Tổng đài di động chính là giải pháp cho việc sử dụng các điện thoại di động và các số thiết bị di động nhằm mang đến các chức năng của một tổng đài – có khả năng giúp công ty có tổng đài riêng cho bản thân mình mà không hẳn phải đầu tư, lắp đặt hay mất phí bảo trì bảo dưỡng.
Hiểu một cách thật dễ dàng là thay vì bạn phải sử dụng các đầu số như tổng đài 1800 hay tổng đài 1900 hoặc các số điện thoại cố định bình thường thì tổng đài sẽ sử dụng chính số di động đang có của bạn hay doanh nghiệp. Những luôn đảm bảo những tính năng căn bản của tổng đài đó là gọi và nhận được nhiều cuộc gọi cùng lúc.
Ưu điểm
- Sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, bạn không cần tốn chi phí đầu tư cho hệ thống, các khoản chi duy trì, vận hành và bảo dưỡng.
- có thể tận dụng được số di động hiện có của doanh nghiệp, của mình, nhóm nhiều số thiết bị di động và có khả năng truyền bá bằng một số duy nhất (thông thường là số đẹp, dễ nhớ).
- có khả năng nâng cao cơ hội bắt máy, làm tăng tỉ lệ khách hàng gọi đến số tổng đài di động (do cước phí gọi thấp và tâm lý của khách hàng cũng nghĩ rằng khi gọi vào di động được kết nối nhanh hơn).
- có thể dùng số Hotline di động để tích hợp nhiều ứng dụng phổ biến trên điện thoại di động thông minh như: Viber, Zalo,…
- Khi kết nối qua tổng đài điện thoại IP, bạn được cho phép triển khai các máy nhánh không giống nhau để có thể tiếp nhận cuộc gọi theo nhiều cách khác nhau: nghe trực tiếp từ điện thoại di động, hoặc nghe bằng phần mềm (application) trên thiết bị di động, có khả năng nghe trên máy tính (dùng tai nghe Call Center) hay nghe bằng điện thoại IP,…
- Có rất đầy đủ tính năng như một tổng đài IP bình thường: ghi âm cuộc gọi, ghi lại lịch sử các cuộc gọi, có khả năng tổng hợp và thống kê chi tiết các cuộc gọi, xuất file các báo cáo,…
Nhược điểm
- Các số tổng đài thường mang tính cá nhân nhiều hơn nên sẽ ít tạo được sự chuyên nghiệp khi được sử dụng làm số hotline cho công ty.
- Thường gặp khó khăn khi mong muốn mở rộng quy mô.
- Số thường bị giới hạn về số lượng các cuộc gọi cũng như khi gọi ra (giải pháp đấy chính là bạn phải dùng nhiều SIM để gọi ra).
Lời kết
Mong rằng bài content trên đã giúp các doanh nghiệp có những thông tin tổng đài di động căn bản nhất về hình thức liên hệ này để tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động hỗ trợ khách hàng của mình.
Xem thêm:
Phần mềm CRM là gì? Đối tượng sử dụng CRM là gì?
06 bước giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm CRM phù hợp
Thu Phượng – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: paroda, faceworks, onlinecrm)
