Có hai phần mềm trở nên ngày càng phổ biến trong công cuộc chuyển đổi số của các thương hiệu Việt Nam: ERP và CRM. Thế nhưng, nhiều nhà quản lí vẫn chưa có cái nhìn chính xác về hai hệ thống này, dẫn đến những hiểu làm đáng tiếc. Việc phân biệt hệ thống phần mềm ERP và CRM là hết sức quan trọng trong việc đưa rõ ra lựa chọn đúng đắn và có lí cho sự phát triển của mỗi công ty.
Hệ thống phần mềm ERP là gì?
Hệ thống phần mềm ERP(Enterprise Resource Planning) là một giải pháp phần mềm giúp quản lí các hoạt động của một doanh nghiệp. ERP tập trung vào liên kết các phòng ban trong một công ty để đáp ứng những nhu cầu phát sinh trong lúc vận hành.
Một số ERP phổ biến tại đất nước ta có thể nói đến SAP hay Microsoft Dynamics. Đối với mã nguồn mở (open-source), Odoo được coi là ông hoàng với những tính năng vượt trội và cách sử dụng dễ dàng thông qua các bước thả và kéo (Drag-and-Drop).
CRM là gì?
CRM (Customer Relationship Management) quản lí và chăm sóc khách hàng. CRM giúp doanh nghiệp đến gần hơn với người mua và mang đến các dịch vụ chăm sóc hiệu quả hơn, từ đấy nâng cao doanh thu và tạo ra nhóm khách hàng trung thành với thương hiệu.
Ở đất nước ta, CRM đã có bước phát triển mạnh mẽ khi có rất nhiều CRM do người Việt phát triển, cạnh tranh với các CRM nổi tiếng trến toàn cầu. Trong các CRM nước ngoài, Salesforce là cái tên Điển hình khi là lựa chọn số một của các doanh nghiệp đi theo con đường lấy khách hàng làm trung tâm (Customer-centric business).
Tích hợp như thế nào?
Tổng kết, hệ thống phần mềm ERP như là Back End còn CRM là Front End của một hệ thống hoàn chỉnh cho một doanh nghiệp. Do vậy, nhận thấy sự kết hợp hoàn hảo này, nhiều doanh nghiệp đã đưa ra giải pháp kết hợp các phương án ERP và CRM để: kết hợp tài chính, hoạt động, quan hệ khách hàng và tình báo bán hàng trong một hệ thống quản lý.
Các thành phần chính của hệ thống phần mềm ERP là gì?
Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống phần mềm ERP rất không giống nhau. thế nhưng, hầu hết các phần mềm ERP đều có những đặc điểm sau:
Tích hợp tất cả các công dụng nghiệp vụ của toàn doanh nghiệp
Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp để kết thúc qua các phòng ban và các cơ quan bán hàng. Ví dụ: đơn đặt mua tự động khởi đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn trạng thái sẵn có của sản phẩm và cập nhật lịch phân phối. Khi đơn đặt mua được vận chuyển, hóa đơn có thể được gửi.
Hoạt động thời gian thực (hoặc gần thời gian thực)
Vì các quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây của biên lai nhận hàng, các vấn đề được nắm rõ ràng rất nhanh, cho người bán thêm thời gian để sửa chữa tình huống.
Một cơ sở dữ liệu chung
Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của phần mềm ERP. Nó cho phép dữ liệu được nắm rõ ràng một lần cho công ty với mọi bộ phận dùng cùng một khái niệm.
Các phòng ban cá nhân vào thời điểm hiện tại phải tuân thủ các chuẩn mực dữ liệu đã được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa. Trong khi một vài hệ thống phần mềm ERP tiếp tục dựa vào một cơ sở dữ liệu đơn lẻ, vài số khác lại chia nhỏ cơ sở dữ liệu vật lý để cải thiện hiệu suất.
Giao diện và cảm nhận nhất quán
Các nhà phân phối ERP sớm nhận ra rằng phần mềm với một giao diện người dùng nhất quán làm giảm khoản chi đào tạo và xuất hiện chuyên nghiệp hơn.
Khi một phần mềm khác được mua lại bởi một nhà phân phối hệ thống phần mềm ERP, thỉnh thoảng cái nhìn và cảm nhận chung đôi khi bị bỏ rơi vì ích lợi của tốc độ đưa rõ ra thị trường. Khi phiên bản mới ra đời, hầu hết các nhà cung cấp ERP đều khôi phục giao diện người sử dụng nhất quán.
Hệ thống phần mềm ERP nào phù hợp với tổ chức của bạn?
Chọn lựa một hệ thống phần mềm ERP là một trong những quyết định thách thức nhất đối với các nhà quản lý CNTT.
Ngoài các tiêu chí cấp độ trên, có nhiều chức năng và năng lực cần xem xét.
Để giúp bạn có được một cảm xúc về những loại quyết định đi vào việc chọn lựa một hệ thống ERP, hãy kiểm tra “Các hệ thống ERP tốt nhất: 10 công cụ lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp được so sánh,” với nhận xét và đánh giá của người sử dụng về Acumatica Cloud ERP, Deltek ERP, Epicor ERP , ERP Infor, Microsoft Dynamics ERP, NetSuite ERP, Oracle E-Business Suite, Oracle JD Edwards EnterpriseOne ERP, Oracle Peoplesoft Quản lý Tài chính và phương án ERP của SAP.
Vì sao các công ty thực hiện hệ thống phần mềm ERP?
Các phần mềm ERP nâng cao hiệu quả và đạt kết quả tốt của doanh nghiệp bằng cách:
Tích hợp các thông tin tài chính
Nếu như không có một hệ thống tích hợp, các phòng ban riêng lẻ, giống như tài chính, bán hàng, v.v … Cần phải dựa vào các hệ thống riêng biệt, mỗi hệ thống sẽ có doanh thu và khoản chi không giống nhau. Nhân viên các cấp kết thúc thời gian phung phí để đối chiếu số lượng hơn là thảo luận cách sửa đổi và nâng cấp doanh nghiệp.
Tích hợp các đơn đặt hàng từ nhiều kênh bán hàng
Một hệ thống phần mềm ERP điều khiển, sản xuất, kiểm kê, kế toán và phân phối. việc này đơn giản hơn nhiều và ít lỗi hơn dễ xuất hiện với một hệ thống hơn là với một loạt các hệ thống riêng biệt cho từng bước trong tiến trình.
Mang lại thông tin chi tiết từ thông tin khách hàng
Hầu hết các hệ thống phần mềm ERP đều gồm có các công cụ CRM để theo dõi tất cả các trao đổi qua lại của khách hàng. Kết hợp những tương tác này với tất cả thông tin đơn đặt mua, giao hàng, trả lại, yêu cầu dịch vụ, vv, cung cấp cái nhìn sâu sắc về hành vi và nhu cầu của khách hàng chuẩn mực hóa và thúc đẩy sản xuất.
Các công ty sản xuất, nhất là những người có ham muốn sáp nhập và mua lại, thường thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh làm các vật dụng tương tự sử dụng những phương pháp và hệ thống máy tính không giống nhau.
Các hệ thống phần mềm ERP có thể chuẩn hóa và tự động hóa quy trình sản xuất và hỗ trợ. Tiêu chuẩn hóa này tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, và giảm số lượng đầu.
Chuẩn hoá thông tin nhân sự
Nhiều công ty, quan trọng là những doanh nghiệp có nhiều cơ quan kinh doanh, thiếu một cách dễ hiểu để liên lạc với nhân viên về ích lợi hoặc để theo dõi giờ làm việc và chi phí của nhân viên.
Một hệ thống phần mềm ERP, với cổng thông tin tự phục vụ, cho phép nhân viên duy trì thông tin cá nhân của họ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo thời gian, theo dõi khoản chi, yêu cầu nghỉ phép, tạo dựng kế hoạch, huấn luyện, v.v … bằng cách tích hợp thông tin như bằng cấp, chứng chỉ và công việc kinh nghiệm, vào một kho nhân sự, các cá nhân có khả năng nhất định sẽ được đơn giản Kết hợp với các bài tập tiềm năng.
Chuẩn mực hóa mua sắm
Trong trường hợp không có hệ thống mua sắm tích hợp, việc phân tích và theo dõi mua hàng trong toàn công ty là một thách thức. Các công ty lớn hay gặp rằng các cơ quan kinh doanh khác nhau mua cùng một sản phẩm tuy nhiên không nhận được ích lợi của việc giảm giá theo khối lượng.
Các công cụ mua sắm trên phần mềm ERP mua các nhóm mua bán vũ khí cho các cuộc thương thuyết của nhà cung cấp bằng việc xác định các nhà cung cấp, sản phẩm/dịch vụ được sử dụng rộng rãi.
Ích lợi của hệ thống phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP sửa đổi và nâng cấp hiệu năng kinh doanh bằng nhiều cách. Đặc biệt:
Phần mềm ERP giúp tăng hiệu quả các quy trình nội bộ
Vận hành hệ thống phần mềm ERP đúng cách cho phép các công ty giảm thời gian quan trọng để hoàn thành hầu hết mọi quy trình bán hàng.
Hệ thống phần mềm ERP giúp ra quyết định tốt hơn
Phần mềm ERP thúc đẩy cộng tác thông qua sẻ chia dữ liệu được tổ chức xung quanh khái niệm dữ liệu chung.Dữ liệu được chia sẻ giúp giảm thời gian tranh luận về chất lượng dữ liệu và cho phép các phòng ban dành ra thời gian phân tích dữ liệu, rút ra kết luận và đưa rõ ra các quyết định tốt hơn. Dữ liệu được sẻ chia và quy trình bán hàng thông thường cho phép các quyết định được thực hiện với các thông tin gần nhất với tình hình.
Phần mềm ERP giúp tăng sự nhanh nhẹn
Tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa kết quả trong ít cấu trúc cứng nhắc. Điều này làm ra một tổ chức nhanh nhẹn hơn có thể thích ứng nhanh chóng cùng lúc đó tăng khả năng cộng tác.
Bảo mật nâng cao
Mặc dù cơ sở dữ liệu tập trung với dữ liệu công ty là một mục tiêu lớn, nhưng nó dễ bảo mật hơn dữ liệu nằm rải rác trên hàng trăm máy chủ trong tủ quần áo hoặc dưới bàn thực hiện công việc. Nó đáng chú ý khó khăn, nếu đội bảo mật không biết đến máy chủ hoặc nó chứa dữ liệu của doanh nghiệp.
Lời kết
Hệ thống phần mềm ERP là một trong những công cụ hỗ trợ người dùng quản lý tình trạng hoạt động của tổ chức thông qua những báo cáo ngắn gọn, cô đọng và súc tích nhất. Những số liệu được thống kê nhanh nhất bởi phần mềm ERP sẽ tạo nên cơ sở để các doanh nghiệp đưa rõ ra chiến lược sắp xếp nguồn lực hợp lý nhất.
Xem thêm:
Quản lý quan hệ khách hàng CRM
Lựa chọn giữa CRM On – Demand và CRM On Premise
Thu Phượng – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: bizfly, onlinecrm, tailieuxanh)
