Phần mềm CRM cho giáo dục và đào tạo

Qua thăm dò, rất nhiều công ty trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo vẫn đang loay hoay trong việc tìm kiếm giải pháp phù hợp nhằm sửa đổi và nâng cấp chất lượng quản lý và nâng cao tính chuyên nghiệp của trung tâm. Nhưng đâu mới thực sự là phương án thích hợp với đặc thù giáo dục , có khoản chi hợp lý và dễ dàng áp dụng?

Phần mềm CRM cho giáo dục và đào tạo là gì?

Phần mềm CRM cho giáo dục và đào tạo được thiết kế dành riêng cho các trung tâm đào tạo, trường học, để quản lý thông tin cán bộ/người dạy/người học, quản lý chất lượng và trình độ của học sinh/sinh viên, trao đổi hai chiều giữa giáo viên và phụ huynh, tự động thống kê danh sách học sinh,…

Việc áp dụng CRM khiến các đơn vị giáo dục dễ dàng hóa mọi công việc quản lý và biện pháp việc giữa các bộ phận được làm trôi chảy, linh động.

Hơn nữa, phần mềm này lưu trữ thông tin tập trung giúp ngành giáo dục làm ra một quy trình chuẩn và cập nhật thông tin chuẩn xác đến giáo viên, học sinh/sinh viên và phụ huynh.

Diễn giải quy trình CRM giáo dục và đào tạo

• Bước 1: Tiếp cận khách hàng
  • Thu thập dữ liệu đầu mối từ nhiều kênh khác nhau vào hệ thống thông qua các cổng tích hợp khác nhau được cung cấp bởi hệ thống CRM
• Bước 2: Chăm sóc tư vấn
  • Lên kế hoạch chăm sóc, gọi điện, gặp mặt, email, SMS để chăm sóc hỏi thăm khách hàng.
  • Đánh giá triển vọng, và mức độ quan tâm của khách hàng đối với các khóa học và dịch vụ trung tâm bạn đang cung cấp
• Bước 3: Học thử, thi đầu vào, đặt cọc
  • Xác định thấy học viên có nhu cầu học thử hoặc thi đầu vào. Hệ thống sẽ cung cấp cho EC những phương tiện để thêm học viên vào các lớp học thử, tổ chức thi đầu vào hoặc ghi nhận đặt cọc ban đầu
• Bước 4: Đăng ký học
  • Cho phép nhân viên tạo đăng ký học mới trên phần mềm: chọn lớp, chọn gói học phí, chọn các chính sách giảm giá, khuyến mãi, voucher, tài trợ, liên kết các thanh toán, quá trình thanh toán có liên quan, cho phép đăng ký vào lớp tạm để theo dõi.
• Bước 5: Quản lý giáo vụ
  • Điều hành tổ chức lớp học, phân công giảng viên, công tác viên tổ chức lớp, thời khóa biểu. Các công tác điểm danh, đánh giá điểm kết quả học tập của học viên
• Bước 6: Báo biểu
  • Báo cáo được cá nhân hóa và trang tổng quan sẽ cung cấp cho bạn bản trình bày đồ họa về Giai đoạn bán hàng, hiệu suất đại diện bán hàng, v.v.

Những vấn đề mà các doanh nghiệp, Trung tâm huấn luyện hay gặp phải

• Hồ sơ học sinh, sinh viên không được quản lý một cách đầy đủ, chặt chẽ, dễ mất mát, thất lạcphục vụ giáo dục và đào tạo .
• Việc tra cứu, tìm kiếm, trích lọc thông tin hồ sơ sinh viên, học sinh, học viên khó khăn và không chính xác.
• Việc kết nối thông tin giữa các đối tượng mục tiêu học viên – trung tâm chưa có phương tiện thực hiện hoặc đã có nhưng thực hiện tuy nhiên chưa đạt kết quả tốt, chưa đồng bộ, xuyên suốt. Các nghiệp vụ đào tạo, dạy và học chưa được tin học hóa một cách tối đa.
• Quy trình CSKH vẫn chưa được quan tâm và áp dụng triệt để trong vấn đề dạy và học.
• Có những đơn vị có phần mềm CSKH, nhưng lại không tương thích với các nghiệp vụ khác như đào tạo, tài chính kế toán, quản lý nhân sự….. Dẫn đến việc quản lý bị phân mảnh, không mang lại hiệu quả.

Một số gợi ý chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp giáo dục và đào tạo

• Gửi một email chúc mừng sinh nhật tới học viên, sinh viên khi tới ngày sinh nhật của họ.
• Khi học viên, sinh viên thanh toán học phí xong, gửi một email cảm ơn đến đối tượng đã mang tới cho nhà trường, trung tâm một khoản doanh thu.
• Nếu có một khóa học bị trì hoãn ngày khai giảng so với dự kiến, gởi một email xin lỗi tới các học viên, sinh viên đã đăng ký khóa học.
• Một khóa học vừa kết thúc, gửi 1 email cảm ơn tới đối tượng đã tham gia khóa học phục vụ nhu cầu giáo dục và đào tạo.
• Khi giáo viên nghỉ dạy đột xuất, gửi SMS thông báo cho học viên.
• Khi học viên, sinh viên có kết quả học tập giảm sút, gửi thông báo ngắn ngọn bằng một sms tới số điện thoại của phụ huynh.
• Trước ngày thi học kỳ quan trọng, gửi SMS nhắc lịch thi cho học viên, sinh viên.

TÍNH NẲNG PHẦN MỀM CRM CHO giáo dục và đào tạo

• Công dụng đặc thù cho trung tâm đào tạo: quản lý giảng viên, quản lý khóa học, chương trình học, quản lý thông tin giảng viên,…
• Đăng ký học, in phiếu thu tiền và các mẫu biểu liên quan.
  
  
• Tiếp thị tự động (Marketing Automation)
• Tuyển sinh bán hàng tự động ( Sales Autumation)
• Điều hành giáo vụ ( Operation Automation )
  
  
• Chăm sóc sau kinh doanh (Customer Service Automation)
• Hệ thống báo cáo – Bảng biểu ( Report – Dashboard)
  
  
• Tích hợp mạnh mẽ (Powerfull Integration )
• Ứng dụng điện thoại di động cho học viên/ phụ huynh/ giáo viên ( Mobile Application )
  
  
• Các nghiệp vụ quản lý lớp: điểm danh, chấm thi, bảo lưu, chuyển lớp, dừng học,
• Đầy đủ các tính năng của một phần mềm CRM chuyên nghiệp cho giáo dục và đào tạo.

TIẾP THỊ TỰ ĐỘNG (MARKETING AUTOMATION)

Xây dựng các chiến dịch mãnh liệt một cách đơn giản và trực quan trong vài phút với tính năng tự động hóa.

• Email tự động

Trình tạo chiến dịch trực quan cho phép người sử dụng tạo mail tự động theo phân khúc hoặc gửi các mail nhất định tới một nhóm để sẻ chia thông tin.

• Tiếp xúc, chăm sóc học viên tiềm năng

Đơn giản trao đổi qua lại với sinh viên tiềm năng trên thông tin liên hệ và hoạt động liên quan dựa vào tính năng tự động chăm sóc theo từng giai đoạn tiếp thị.

• Đo lường hiệu quả và cải thiện chiến dịch

Phân tích, tổng hợp và thống kê kết quả chiến dịch trên từng yếu tố tiếp thị, qua đấy tối ưu hóa các chiến dịch để tăng số lượng tham gia và tỷ lệ chuyển đổi học viên tiềm năng.

Lợi ích của phần mềm CRM cho giáo dục và đào tạo cung cấp

• Lưu giữ thông tin đồng bộ, danh sách chương trình học giáo dục và đào tạo, thông tin học giáo viên/học viên đều được tập trung trên một công cụ duy nhất, giúp việc quản lý trở nên hiệu quả hơn, bảo đảm không bị mất dữ liệu.
• Tạo ra quy trình thực hiện công việc “mượt mà”, các cán bộ/giáo viên đều nắm rõ được nhiệm vụ của mình, tránh những nhầm lẫn trong quá trình triển khai.
• Theo sát được tiến độ làm việc của giáo viên cũng như trình độ của học sinh/sinh viên để có cải thiện phù hợp để nâng cao chất lượng giáo dục.
• Hướng đến một không gian làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian lẫn nguồn nhân công khi vận hành, mọi dữ liệu đều được bảo mật cao.

Ngoài phầm mềm CRM cho giáo dục, DotB chúng tôi còn xây dựng ứng dụng di động cho phép sinh viên hoặc phụ huynh hoặc giáo viên truy cập vào truy tìm các thông tin sau.

• Quản lý tài khoản
• Thời khóa biểu
• Thông tin bài giảng và bài tập về nhà
• Lịch sử các khoản thu, lịch sử đăng ký học, lịch sử học qua các lớp.
• Ghi lại và xác nhận feedback/ complaint
• Xem kết quả học tập
• Xem các bản tin PR từ trung tâm
• Xem thư viện ảnh của sinh viên

Lời kết

Có khả năng thấy, CRM đóng vai trò cần thiết trong hệ thống quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo của trung tâm dạy học và các cấp trường đại học. Nhờ có phần mềm này mà các đơn vị này tối ưu được quy trình thực hiện công việc, theo sát được chất lượng học sinh/sinh viên, làm ra một môi trường chuyên nghiệp và hiện đại.

Xem thêm:

Quản lý quan hệ khách hàng CRM

Lựa chọn giữa CRM On – Demand và CRM On Premise

---

Thu Phượng – Tổng hợp, chỉnh sửa 
(Nguồn tham khảo: bizfly, onlinecrm, tailieuxanh)