Cách lựa chọn phần mềm CRM phù hợp

Việc sử dụng hệ thống CRM (Customer Relationship Management – Quản trị quan hệ khách hàng) của công ty bạn đang khựng lại? Có phải sự hào hứng của việc quản lý thông tin khách hàng chỉ với một hệ thống độc nhất đang giảm dần theo thời gian? nội dung sau đây sẽ giúp các trưởng dự án hoặc chủ DN có thêm được một vài ý tưởng trong việc lựa chọn 1 phần mềm CRM phù hợp cho DN của mình. Thích hợp ở đây có nghĩa là thích hợp với mục đích, kế hoạch và tình hình trạng thái, nguồn tiềm lực của tổ chức.

Thành phần nhóm tuyển chọn – lựa chọn phần mềm CRM phù hợp

Lựa chọn phần mềm nói chung không phải là một việc dễ, chưa nói đấy là phần mềm CRM phù hợp – một loại phần mềm có đối tượng người sử dụng và công dụng rất rộng. bạn sẽ không thể làm điều đó một mình Ngay cả khi bạn là một người có chuyên môn và sự am hiểu nhất định về CRM. bạn cần lập một nhóm bao gồm cả quả

Hãy đảm bảo rằng toàn bộ các bộ phận có khả năng sử dụng  phần mềm CRM phù hợp trong tương lai đều tham gia cho ý kiến và công đoạn đánh giá, lựa chọn phần mềm. Việc này vô cùng quan trọng vì phần mềm sau này cần phải có các tính năng thuyết phục yêu cầu của họ.

Xây dựng một chiến lược tạo ra những người có nhu cầu

kế hoạch xây dựng những người có nhu cầu nên tập trung vào việc mang lại giá trị cho người có nhu cầu hoặc khiến người đọc hiểu rằng họ sẽ nhận được những giá trị đấy (Implied Value). Bạn sẽ mang lại giá trị đến người có nhu cầu bằng việc đưa ra các nội dung thu hút hoặc bạn có thể cung cấp cho họ những bản thu thập ý kiến hoặc sử dụng thử miễn phí sản phẩm của bạn.

Dự trù ngân sách triển khai – phần mềm CRM phù hợp

Bạn cần phải nắm rõ ngân sách của DN đang dự trù cho kế hoạch triển khai CRM sắp tới là bao nhiêu để từ đó mới tìm kiếm và lựa chọn các  phần mềm CRM phù hợp có mức khoản chi tương ứng. “Đắt xắt ra miếng” hay “Tiền nào của nấy” mãi mãi đúng. Theo kinh nghiệm của bên chúng tôi, sẽ không có khái niệm “vừa ngon – vừa bổ – vừa rẻ” và lại càng không có “cái gì miễn phí” nên DN cần tỉnh táo để lựa chọn các giải pháp CRM cung cấp giá trị thực sự cho DN.

Cũng cần phải nói thêm rằng, 1 giải pháp CRM hoàn hảo thì thường có khoản chi cao. tuy vậy, DN không nhất thiết phải chọn một phương án CRM hoàn hảo. Vấn đề chính trong khâu giá cả vẫn là SỰ phù hợp, DN không nên tư duy theo quan niệm “mắc – rẻ” khi chọn lựa phần mềm CRM phù hợp mà cần tư duy theo quan niệm “sự phù hợp” – giá thành cần phù hợp với giá trị mang lại của giải pháp. lựa chọn 1 phần mềm CRM phù hợp với yêu cầu, trạng thái của DN chính là yếu tố nhằm mang lại sự hiệu quả tối đa cho DN.

Lập danh sách rút gọn nhà quản lý phân phối CRM phù hợp

Thông thường khi mua phần mềm CRM phù hợp có giá trị lớn thì thường DN sẽ làm việc với ít nhất từ 03 nhà cung cấp trở lên. Việc lập ra 1 danh sách các nhà cung cấp có sản phẩm thích hợp với yêu cầu của DN sẽ tạo điều kiện cho chúng ta dễ dàng lên kế hoạch làm việc, trao đổi, so sánh, đánh giá và cuối cùng là lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu nhất.

Một chú ý nhỏ ở bước này là, thay vì chỉ thực hiện công việc qua email thì bạn nên liên hệ trực tiếp với nhà phân phối để trình bày các yêu cầu về phần mềm của mình để được tư vấn, báo giá một cách chính xác nhất. Lý do là vì hầu hết các mô tả hay giá bán đưa ra trên Website đều là những giá bán cho những tính năng căn bản, chưa cần đến sự tuỳ biến, xoay chỉnh theo yêu cầu của DN nên giá cả sau cùng có khả năng sẽ khác. Nên một buổi hợp trực tiếp (hoặc họp online) sẽ giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề này. Tiết kiệm thời gian, công sức tìm hiểu sản phẩm, nhà phân phối cho nhóm tuyển lựa sản phẩm.

Mời các nhà cung cấp đã chọn trình bày phương án CRM

Bước tiếp theo là hãy mời các nhà quản lý phân phối mà bạn đã lựa chọn kỹ lưỡng tới DN để demo (trình bày) về giải pháp phần mềm của mình.

Ở bước này doanh nghiệp sẽ có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết về các giải pháp đến từ nhiều nhà phân phối không giống nhau. thường thường, các chuyên gia tới từ các nhà cung cấp sẽ tư vấn và làm rõ hơn yêu cầu ban đầu của DN. Chính vì thế hãy mời đại diện của các bộ phận người dùng phần mềm tham gia và trao đổi ý kiến. Các ý kiến của các bộ phận nên tổng hợp lại để sau này tham khảo khi quyết định chọn lựa phần mềm.

Đưa ra lựa chọn cuối cùng – phần mềm CRM phù hợp

Khi mà đã trải qua các bước trên đội ngũ tuyển chọn cần thảo luận và đưa rõ ra cho mình một nhà cung cấp giải pháp phần mềm CRM hợp nhất.

Một vài tiêu chí để chọn lựa mà công ty có thể tham khảo:

• Có thuyết phục được toàn bộ hoặc ít nhất phần lớn các yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp
• Có khoản chi khai triển thích hợp với ngân sách, thích hợp với giá trị mà phần mềm cung cấp cho DN
• Có chỉ dẫn, training đầy đủ; chế độ bảo hành, bảo trì đầy đủ
• Có kênh hỗ trợ thường xuyên – xuyên suốt trong lúc sử dụng (đặc biệt quan trọng)
• Có hỗ trợ đa ngôn ngữ (cả tiếng Việt – tiếng Anh) là một lợi thế
• có khả năng nâng cấp mở rộng về sau dễ dàng, rất nhanh
• Có app cài đặt trên điện thoại thông minh (phải là native App không phải dạng Website browser app)
• Có cơ chế backup định kỳ ngắn nhất (daily)
• Có phương án thuê hoặc mua linh hoạt tùy theo yêu cầu DN
• có khả năng kết nối nhiều loại các hệ thống của DN như Website, Landing page, fanpage, Zalo, Chatbot, Tổng đài… để tập trung dữ liệu về CRM tự động
• có trải nghiệm, nguồn lực triển khai và sự uy tín trên thị trường

Lời kết

Lựa chọn 1 sản phẩm hữu hình thích hợp với nhu cầu đôi khi đã rất khó, nên với việc chọn lựa 1 sản phẩm vô hình như CRM lại càng khó hơn. Tuy vậy khó chứ không phải không thể, nếu như bạn tuân thủ theo đúng các hướng dẫn của các bước kể trên thì chúng tôi cam kết bạn sẽ chọn lựa được 1  phần mềm CRM  phù hợp, mang lại đạt kết quả tốt cao cho DN.

Xem thêm:

Phần mềm CRM là gì? Đối tượng sử dụng CRM là gì?

06 bước giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm CRM phù hợp

---

Thu Phượng – Tổng hợp, chỉnh sửa 
(Nguồn tham khảo: paroda, faceworks, onlinecrm)